株式会社ペンストン

当社社長のもとには、取引先等からの手紙や各種書類、業界ニュースをはじめ、社内外から日々さまざまな情報が集まります。

現在は、これらの確認・整理・保存を社長自身が行っていますが、今後は単に情報を整理するだけでなく、会社にとって必要な情報を見極め、社内の適切な部門や担当者へ届ける仕組みを整えていきたいと考えています。

そこで今回、社長の身近で日々の業務を支えながら、社内の情報整理・発信を担っていただく「社長室アシスタント」を募集します。

入社当初は、書類や外部情報の整理、対応事項の進捗管理などからスタートしていただきます。その後、会社や社長の考え、各部門の役割への理解を深めながら、社内広報や情報発信にも業務の幅を広げていただくことを期待しています。

単なる事務処理や身の回りのサポートにとどまらず、必要な情報を必要な人へ届け、組織の円滑な運営を支えるポジションです。

社長の業務支援および社内の情報整理・発信に関する業務をお任せします。

■入社直後にお任せする業務
・社長宛の手紙、郵便物、各種書類の確認・整理
・ニュース配信や外部から届く情報の確認、分類、保存
・社長による確認・判断が必要な事項の整理
・依頼事項、対応事項の期限および進捗管理
・社長の指示に基づく社内関係者への情報共有
・スケジュール管理、会議・面談の日程調整
・会議資料、社内文書等の作成・整理
・データ入力、ファイリング等の事務業務
・その他、総務部門に付随する業務

■業務習得後にお任せしたい業務
・社内に共有すべき情報の抽出および要約
・社内向けのお知らせ、発信文書等の作成
・社内広報の運用および改善
・社長や各部門へのヒアリング
・必要な情報を適切な部門へ届けるための仕組みづくり
・社長の業務を円滑に進めるための各種調整

■将来的に携わる可能性のある業務
ご本人の経験・適性・関心に応じて、以下のような業務に携わっていただく可能性があります。

・コーポレートブランディングに関する企画・運営サポート
・コーポレートサイトの更新、掲載内容の企画
・Instagram等のSNS運用
・社内外に向けた広報コンテンツの企画・作成
・当社の取り組みや社員に関する取材、原稿作成
・英文資料や海外から届く情報の確認、整理

※入社時点で広報やブランディングの経験は必須ではありません。まずは日々の業務を通じて会社や各部門への理解を深め、段階的に担当領域を広げていただく想定です。

【変更の範囲】当社における各種業務全般

社長のもとには、会社経営や業界動向に関する幅広い情報が集まります。

本ポジションは、それらを単に保管・処理するのではなく、内容を理解して整理し、必要な人へ届けることで、情報が社内で有効に活用される状態をつくる役割です。

社長や各部門と関わりながら会社全体への理解を深められるほか、ご本人の志向に応じて、総務、社内広報、コーポレートブランディングなど、バックオフィス領域で幅広い経験を積むことができます。

決められた業務だけを担当するのではなく、周囲を支える仕事を起点として、自分自身の役割を広げていきたい方に適したポジションです。

・事務、総務、営業事務、部門アシスタント等、バックオフィス業務の実務経験
・Word、Excel、PowerPoint、メール等の基本的なOAスキル
・複数の業務を整理し、優先順位と期限を意識して進められる方
・文書や情報の内容を読み取り、要点を整理できる方
・社内外の関係者と円滑にコミュニケーションを取れる方
・業務上知り得た機密情報や個人情報を適切に管理できる方

・社長秘書、役員秘書、役員アシスタント等の経験
・総務部門で幅広い業務を担当した経験
・社内広報、広報アシスタント等の経験
・社内向け文書や広報コンテンツの作成経験
・ホームページやSNSの更新・運用経験
・PowerPoint等を使用した資料作成経験
・英文資料の読解や英文メールに対応できる英語力
・製造業での勤務経験

入社時に重視すること

・相手の話を丁寧に聞き、分からないことをそのままにせず確認できる方
・優先順位を考えながら、一つひとつの仕事を丁寧に進められる方
・社内外の関係者と、相手の立場に配慮したコミュニケーションを取れる方
・業務上知り得た機密情報や個人情報を適切に取り扱える方
・人を支えることや、組織の役に立つことにやりがいを感じられる方
・バックオフィス領域で経験を積み、今後さらに仕事の幅を広げたい方

入社後に期待すること

入社時点ですべてを備えている必要はありません。

まずは日々の業務を通じて、会社や各部門の役割、社長の考え方について理解を深めていただきます。そのうえで、徐々に「何が重要な情報か」「誰に伝えるべきか」「次にどのような対応が必要か」を考え、社長や周囲を支えられる存在へ成長していただくことを期待しています。

将来的には、ご本人の経験や関心に応じて、社内広報やホームページ、SNS、コーポレートブランディングなどにも仕事の幅を広げていただけます。